Miksi projektitoiminnan kehittäminen ei etene?

Miksi projektitoiminnan kehittäminen ei etene?

Toisinaan projektitoiminnassa tulee vastaan asioita, joista ajan oloon tulee suoranaisia ikuisuuskysymyksiä. Asioita, jotka kuukaudesta toiseen vain pyörivät kehittämispalaverien agendalla, mutta joihin ei vain tunnu löytyvän ratkaisua.

Ongelma ei siis ole se, etteikö kehittämistarvetta tunnistettaisi. Päinvastoin, se saatetaan tunnistaa erittäin hyvin – tuskastumiseen asti. Ongelma on se, että mitään ei tapahdu asian suhteen. Palaverit vain venyvät, kun samaa asiaa kierretään kerta toisensa jälkeen kuin kissa kuumaa puuroa.

Palaverit vain venyvät, kun samaa asiaa kierretään kerta toisensa jälkeen kuin kissa kuumaa puuroa.

Tällaisten noidankehien rikkominen vaatii useimmiten pienen etäisyyden ottamista tilanteeseen. Erityisesti tällöin kannattaa pohtia näitä kolmea kysymystä:

  1. Halutaanko asialle oikeasti tapahtuvankaan mitään? Vaikka kehittämistarpeesta puhuttaisiinkin, se ei tarkoita, että sen ratkaisemiselle koettaisiin olevan ainakaan välitöntä tarvetta. Nykytila voi päinvastoin olla jostain näkökulmasta jopa toivottava. Jos siis asialle ei lopulta aiotakaan tehdä mitään, sitä on myös turha jatkuvasti pyöritellä.
  2. Yritetäänkö asiassa löytää valmiiksi täydellistä ratkaisua? Monasti loputtomalta tuntuva asian pyörittely voi johtua siitä, että ratkaisun hakemisessa yritetään liikaa. Asiaan yritetään ennakkoon rakentaa täydellistä ratkaisua, joka sitten vain otetaan käyttöön. Kuitenkin jos asioita halutaan saada eteenpäin, useimmiten olisi parempi edetä kevyemmällä suunnittelulla ja keskittyä tekemään nopeita, pieniä kokeiluja.
  3. Onko asian eteenpäinvieminen kenenkään vastuulla? Kollektiivinen vastuu mistä tahansa asiasta merkitsee usein, ettei asia ole kenenkään vastuulla. Jos siis jonkin asian kehittämiseltä uupuu vastuuhenkilö, se harvemmin myöskään etenee mihinkään.

Kaiken kaikkiaan on hyvä muistaa, että ikuisuuskysymyksetkin ovat ikuisuuskysymyksiä aina jostain syystä. Harvemmin tuo syy on se, että asialle ei ole löydettävissä ratkaisua. Ennemminkin kyse on siitä, mistä lähtökohdista ja millä tavoin ratkaisua yritetään kehittää.

Haluatko kuulla, miten työkäytäntöjä tarkastelemalla ratkaiset kehittämisen ikuisuuskysymyksiä oman organisaatiosi projektitoiminnassa? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

Mistä löytää aikaa projektitoiminnan kehittämiseen?

Mistä löytää aikaa projektitoiminnan kehittämiseen?

Projektitoiminnan kehittämiseen ei useinkaan tunnu jäävän riittävästi aikaa. Arkiset kiireet painaa päälle ja kehittäminen aina jotenkin vain jää – vaikka tarvetta olisi. Niinpä niitä kipeimminkään kaivattuja parannuksia ei vain saada aikaiseksi.

Mistä siis saisi aikaa projektitoiminnan kehittämiseen?

Ajanpuute on yksi tyypillisimpiä selityksiä sille, että projektitoimintaa ei kehitetä. Koska kaikki aika menee varsinaiseen tekemiseen, sitä ei enää yksinkertaisesti riitä kehittämiseen.

Ajanpuute ei koskaan ole varsinainen kehittämisen este.

Viime kädessä ajanpuute ei silti koskaan ole varsinainen kehittämisen este. Se on ainoastaan seuraus siitä, miten projektitoiminnan kehittäminen nähdään ja mielletään.

Periaatteessa toiminnan kehittämistä voidaan organisaatioissa lähestyä kahdella tavalla:

  1. Erillisenä toimintona, jolloin sitä pyritään tekemään aina mahdollisuuksien mukaan. Kehittäminen on siis alisteista muulle toiminnalle ja riippuvaista siitä ylijäävästä ajasta.
  2. Kiinteänä osana kaikkea toimintaa, jolloin sille on varattu oma säännöllinen paikkansa ja aikansa organisaation arjessa.

On ilmiselvää, että ajanpuute on ongelma ainoastaan ensin mainitussa tapauksessa. Jos kehittämisen mielletään olevan muusta toiminnasta erillinen asia, sille on tuskin koskaan riittävästi aikaa.

Niinpä monasti ensimmäinen askel projektitoiminnan kehittämiseen organisaatioissa on kehittää itse kehittämistä: niitä oletuksia, rakenteita ja toimintatapoja – kehittämisen työkäytäntöjä – joiden varassa toimintaa kehitetään.

Haluatko selvittää, miten kehittämisen työkäytäntöjä voisi omassa organisaatiossasi kehittää? Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!

Mitkä ovat isoimmat projektitoiminnan kehittämisen esteet?

Mitkä ovat isoimmat projektitoiminnan kehittämisen esteet?

Projektitoimintaa voi olla välillä hankala saada kunnolla kehitettyä. Tekeminen vain junnaa samoja latuja – ja samoihin ongelmiin törmätään aina uudelleen ja uudelleen.

Toiminnan kehittämistä voi haitata moni asia organisaatiossa. Näistä useimmat liittyvät neljään keskeisimpään kehittämisen esteeseen:

  • Tiedonpuute kehittämistarpeista. Kaikki kehittäminen lähtee liikkeelle kehittämistarpeiden tunnistamisesta ja tiedostamisesta. Jos johdolla tai henkilöstöllä ei ole riittävän havainnollista tietoa tarpeista kehittää toimintaa jollain osa-alueella, ei niitä myöskään voi tunnistaa ja tiedostaa.
  • Epäselvät prioriteetit. Kaikkea ei voi kehittää yhtäaikaa. Kaikki kehittämistä vaativat asiat eivät myöskään ole yhtä tärkeitä. Jos organisaatiossa ei ole kunnollista käsitystä kehittämisen prioriteeteista ja laajuudesta, kehittämistyötä on vaikea kohdistaa tarkoituksenmukaisesti.

Johdon tärkein tehtävä projektitoiminnan kehittämisessä on pienentää ja poistaa näitä esteitä.

  • Puuttuvat valmiudet. Projektitoiminta on aina ihmisten toimintaa. Siten myös projektitoiminnan konkreettinen kehittäminen edellyttää, että ihmisillä on riittävät valmiudet kehittää toimintatapojaan ja myös toimia uusilla tavoilla. Jos näitä valmiuksia ei ole, toiminta ei oikeasti kehity mihinkään.
  • Konkretian puute. On helppo esittää yleisluontoisia näkemyksiä siitä, mihin suuntaan toimintaa tulisi kehittää ja miten ihmisten pitäisi muuttaa toimintaansa. On kuitenkin eri asia, mitä nämä näkemykset merkitsevät ihmisten arjessa – ja onko niiden toteuttaminen ylipäänsä mahdollista. Jos kehittämistyössä ei päästä tällaiselle konkretian tasolle, kehittämisen tulokset voivat jäädä laihoiksi.

Johdon tärkein tehtävä projektitoiminnan kehittämisessä on pienentää ja poistaa näitä esteitä – ja samalla huolehtia, ettei itse ole este kehittämiselle. Vain tätä kautta johto pystyy varmistamaan, että toiminta oikeasti kehittyy eikä samojen ongelmien kanssa jouduta painimaan loputtomiin.

Haluatko kuulla, miten työkäytäntöjä kehittämällä voit pienentää ja poistaa kehittämisen esteitä oman organisaatiosi projektitoiminnassa? Ota yhteyttä, niin kerromme!

Miksi projektityökalujen käyttöönotto ei tuota toivottua tulosta?

Miksi projektityökalujen käyttöönotto ei tuota toivottua tulosta?

Projektitoiminnan kehittämiseen liittyy usein jonkin uuden projektityökalun käyttöönotto. Ajatuksena on, että työkalun avulla toimintaa saadaan sujuvammaksi ja tehokkaammaksi ja sitä kautta projektien tuloksetkin paranevat.

Todellisuus on kuitenkin yleensä toinen. Työkalun käyttöönotto ei tuotakaan toivottuja parannuksia. Pahimmillaan projektien tulokset jopa heikkenevät.

Miksi näin?

Markkinoilla on tarjolla toinen toistaan hienostuneempia projektityökaluja. Työkaluja valittaessa saattaa kuitenkin helposti unohtua, että kaikki työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja. Niiden lopullinen hyöty tai hyödyttömyys riippuu täydellisesti siitä, miten ihmiset niitä arjessaan käyttävät.

Työkaluja valittaessa saattaa kuitenkin helposti unohtua, että kaikki työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja.

Toisin sanoen mikään työkalu itsessään ei saa toimintaa sujuvammaksi ja tehokkaammaksi, vaan se, miten ja mihin ihmiset työkalua käytännössä käyttävät.

Hyväkään työkalu ei auta, jos ihmiset eivät voi tai halua käyttää sitä tai käyttävät sitä epätarkoituksenmukaisesti. Toisaalta voi myös olla, että työkalu ei yksinkertaisesti sovellu siihen, mihin sitä yritetään käyttää. Se ei ihmisten arjessa vain toimi siten kuin työkalun suunnittelija on alun perin ajatellut.

Yhtä kaikki lopputuloksena on helposti jotain aivan muuta kuin mitä alun alkaen oli tarkoitus.

Niinpä projektityökalujen valinnassa ja käyttöönotossa kannattaisikin lähteä aina liikkeelle ihmisten todellisesta arjesta tarpeineen ja rajoituksineen. Vasta kun nämä tarpeet ja rajoitukset ovat selvillä, on mahdollista valita sellaiset työkalut, joita ihmiset oikeasti voivat ja haluavat käyttää ja jotka myös oikeasti soveltuvat tarkoitukseensa.

Silloinkaan tosin ei pidä unohtaa, että täydellisen sopivatkaan työkalut eivät auta, jos ihmisillä ei ole valmiuksia käyttää niitä tarkoituksenmukaisesti.

Haluatko tietää, miten työkäytäntöihin keskittymällä valitset juuri omalle organisaatiollesi soveltuvimmat projektityökalut? Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!

Mitä organisaatioissa tulisi ottaa huomioon projektikoulutuksesta päätettäessä? – Osa 2

Mitä organisaatioissa tulisi ottaa huomioon projektikoulutuksesta päätettäessä? – Osa 2

Sopivan projektikoulutuksen valinta ei ole helppoa. Erilaisia kursseja ja koulutuksia tuntuu olevan joka lähtöön. On kuitenkin aivan eri juttu, miten hyödyllisiä ne varsinkin VUCA-ympäristöissä toimivan organisaation näkökulmasta ovat.

Viimekertaisessa postauksessa annoimme kolme vinkkiä jyvien seulomiseen akanoista. Mutta mitä muuta koulutusvalinnassa olisi syytä ottaa huomioon? Tässä toiset kolme ohjenuoraa:

  • Suosi ryhmävalmennuksia yksilökoulutusten sijaan.

Monet projektikoulutukset ovat sellaisia, että niihin ei tarvitse lähettää kuin yksi tai muutama henkilö kerrallaan. Niin houkutteleva kuin tämä mahdollisuus onkin, tällaisten yksilökoulutusten todellinen hyöty organisaation toiminnalle jää kuitenkin usein hyvin vaatimattomaksi.

Yksittäisiä ihmisiä erikseen kouluttamalla on nimittäin hyvin vaikeaa kehittää sitä, mitä omassa organisaatiossa ihmisten välillä oikeasti tapahtuu. Siksi kouluttamisessa kannattaa suosia kokonaisten ryhmien valmentamista kerrallaan.

  • Suosi aidosti toiminnallisia ja kokemuksellisia menetelmiä.

Suuri osa projektikoulutuksista sisältää pintapuolista harjoittelua erilaisten teorioiden ja mallien soveltamiseen käytännössä. Tällaisista harjoituksista kuitenkin puuttuu usein aito kytkentä projektien todelliseen arkeen.

Oikeasti tehokkaissa projektikoulutuksissa käytetäänkin aidosti toiminnallisia, kokemuksellisia menetelmiä. Kaavamaisten harjoitustehtävien sijaan ne perustuvat yhteiseen tekemiseen ja siitä saatujen kokemusten yhteiseen reflektointiin.

  • Suosi tutkimukseen pohjautuvaa koulutusta.

Merkittävä osa projektikoulutuksista pohjautuu malleihin ja viitekehyksiin, joiden taustalla ei ole riittävästi tutkittua tietoa. Tällöin niissä annettujen oppien pätevyyteenkin on syytä suhtautua kriittisesti.

Mikään best practice -standardi ei takaa, että niihin perustuvista opeista olisi aidosti jotain hyötyä. Niinpä myös projektikoulutusten sisällöiltä on syytä edellyttää vankkaa tutkimuksellista pohjaa.

Haluatko kuulla lisää projektihenkilöstön VUCA-valmiuksista ja niiden parantamisesta? Ota yhteyttä, niin kerromme!

Mitä organisaatioissa tulisi ottaa huomioon projektikoulutuksesta päätettäessä? – Osa 1

Mitä organisaatioissa tulisi ottaa huomioon projektikoulutuksesta päätettäessä? – Osa 1

Monessa organisaatiossa on maailmanluokan substanssiosaamista, mutta silti projektit eivät tunnu menevän putkeen. Johdonkin on tällöin helppo nähdä, että henkilöstön projektiosaamisessa on selkeästi jotain kehitettävää. Tarvitaan siis projektikoulutusta!

Mutta millaista koulutusta? Millaisella koulutuksella toistuvat epäonnistumiset voidaan saada kuriin? Millainen koulutus varmistaa organisaation toimintaedellytykset myös tulevaisuuden VUCA-ympäristöissä?

Tarjontaa on paljon. Näillä vinkeillä voi seuloa jyvät akanoista:

  • Kouluta koko henkilöstöä, älä vain projektipäälliköitä.

Valtaosa tarjolla olevista projektikoulutuksista on suunnattu projektipäälliköille. Projekteissa projektipäällikkö on kuitenkin vain yksi toimija muiden joukossa.

Mitä kompleksisemmassa ympäristössä toimitaan, sitä olennaisempaa on, että organisaation koko projektihenkilöstöllä on valmiudet toimia tällaisessa ympäristössä. Niinpä projektikoulutusten hankkiminen pelkästään projektipäälliköille ei riitä.

  • Kouluta yhteistyötä ja vuorovaikutusta, älä pelkkiä prosesseja.

Suuri osa tarjolla olevasta projektikoulutuksesta perustuu erilaisiin valmismalleihin prosesseineen. Koulutusten ideana on käydä läpi tietty toimintamalli (kuten esim. Scrum) ja opettaa ihmiset toimimaan siinä määritettyjen prosessien vaatimalla tavalla.

Minkään mallin tai prosessin hallitseminen ei kuitenkaan riitä – varsinkaan VUCA-ympäristöissä. Prosessin mukaan eteneminen ei auta, jos ihmisten yhteistyö ja vuorovaikutus ei oikeasti toimi. Siksi koulutuksessakin tulisi keskittyä nimenomaan yhteistyöhön ja vuorovaikutukseen.

  • Kouluta karua käytäntöä, älä kaunista teoriaa.

Suuri osa projektikoulutuksista keskittyy projektien ideaalitodellisuuteen – eli siihen, mitä projekteissa pitäisi teorian mukaan tapahtua. Tällaiset koulutukset kuitenkin auttavat vastaamaan projektiarjen todellisiin haasteisiin vain rajallisesti.

Koulutuksissa tulisikin keskittyä siihen, mitä projekteissa oikeasti tapahtuu ja miksi. Parempi ymmärrys projektiarjesta ja sen taustalla vaikuttavista tekijöistä auttaa ihmisiä myös toimimaan projekteissa tarkoituksenmukaisemmin.

Lisää vinkkejä seuraavassa postauksessa 11.9.2018!

Mihin projektitoiminnan menestys tulevaisuudessa perustuu?

Mihin projektitoiminnan menestys tulevaisuudessa perustuu?

Oletko miettinyt, miten johtajana turvaat organisaatiosi projektitoiminnan menestyksen myös tulevaisuudessa? Mihin johdon pitäisi toiminnan kehittämisessä jatkossa kiinnittää huomiota?

Projektitoiminnan kehittäminen on perinteisesti perustunut projektien prosessien tehostamiseen erilaisten prosessimallien avulla. Ensin on valittu ja otettu käyttöön jokin sopivaksi katsottu malli ja sitten koulutettu henkilöstö soveltamaan sitä oikein.

Lähtökohtana kehittämisessä on ollut maksimoida projektien operatiivinen tehokkuus vakioimalla ja optimoimalla projektien suunnittelun, toteutuksen ja kontrolloinnin prosesseja.

Teollisen yhteiskunnan verrattain vakaissa oloissa tämä on myös ollut varsin järkevä ja tehokaskin lähestymistapa.

Mikään vakiomuotoinen prosessi ei pysty vastaamaan VUCA-ympäristöjen vaatimuksiin.

Maailma on kuitenkin muuttunut. Organisaatioiden toimintaympäristöistä on tullut yhä enemmän VUCA: epävakaita, epävarmoja, kompleksisia ja monitulkintaisia. Niinpä toiminnan viilaaminen pelkillä prosessimalleilla ei enää riitä. Mikään vakiomuotoinen prosessi ei pysty yksin vastaamaan VUCA-ympäristöjen vaatimuksiin.

Mikä sitten pystyy siihen? Vastaus on itsestäänselvä: ihmiset. Jatkuvassa vuorovaikutuksessa olevat, luovaa yhteistyötä tekevät ihmiset.

Tulevaisuuden projektitoiminnan kehittämisen ytimessä onkin ennen kaikkea ihmisten toiminta ja vuorovaikutus. Kehittämiskohteina ovat tällöin prosessien ohella sellaiset toimintatavat ja rakenteet, jotka edesauttavat ihmisten tarkoituksenmukaista toimintaa ja vuorovaikutusta.

Ilman tällaisia organisaatiokohtaisia toimintatapoja ja rakenteita – ja niihin liittyviä työkäytäntöjä – projektitoiminnassa on tulevaisuudessa hyvin vaikea menestyä. Tulevaisuuden projektitoiminnan tulos tehdään ihmisten, ei pelkkien prosessimallien avulla.

Haluatko tietää, miten rakennat ihmisten toimintaa ja vuorovaikutusta tukevia työkäytäntöjä omassa organisaatiossasi? Ota yhteyttä, niin kerromme!

Riku Oksman
kauppatieteiden tohtori
toimitusjohtaja

Rikun avulla sparraat ihmisiä tarkastelemaan projektitoimintaanne yhdessä toisin. Vuosien kokemuksella hän tuulettaa organisaatiosi johdon ja henkilöstön ajattelua projektitoiminnasta ja sen työkäytännöistä. Rikun tukemana nostat projektitoimintanne kouluttamisen ja kehittämisen aivan uudelle tasolle.