Miksi projektityökalujen käyttöönotto ei tuota toivottua tulosta?

Miksi projektityökalujen käyttöönotto ei tuota toivottua tulosta?

Projektitoiminnan kehittämiseen liittyy usein jonkin uuden projektityökalun käyttöönotto. Ajatuksena on, että työkalun avulla toimintaa saadaan sujuvammaksi ja tehokkaammaksi ja sitä kautta projektien tuloksetkin paranevat.

Todellisuus on kuitenkin yleensä toinen. Työkalun käyttöönotto ei tuotakaan toivottuja parannuksia. Pahimmillaan projektien tulokset jopa heikkenevät.

Miksi näin?

Markkinoilla on tarjolla toinen toistaan hienostuneempia projektityökaluja. Työkaluja valittaessa saattaa kuitenkin helposti unohtua, että kaikki työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja. Niiden lopullinen hyöty tai hyödyttömyys riippuu täydellisesti siitä, miten ihmiset niitä arjessaan käyttävät.

Työkaluja valittaessa saattaa kuitenkin helposti unohtua, että kaikki työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja.

Toisin sanoen mikään työkalu itsessään ei saa toimintaa sujuvammaksi ja tehokkaammaksi, vaan se, miten ja mihin ihmiset työkalua käytännössä käyttävät.

Hyväkään työkalu ei auta, jos ihmiset eivät voi tai halua käyttää sitä tai käyttävät sitä epätarkoituksenmukaisesti. Toisaalta voi myös olla, että työkalu ei yksinkertaisesti sovellu siihen, mihin sitä yritetään käyttää. Se ei ihmisten arjessa vain toimi siten kuin työkalun suunnittelija on alun perin ajatellut.

Yhtä kaikki lopputuloksena on helposti jotain aivan muuta kuin mitä alun alkaen oli tarkoitus.

Niinpä projektityökalujen valinnassa ja käyttöönotossa kannattaisikin lähteä aina liikkeelle ihmisten todellisesta arjesta tarpeineen ja rajoituksineen. Vasta kun nämä tarpeet ja rajoitukset ovat selvillä, on mahdollista valita sellaiset työkalut, joita ihmiset oikeasti voivat ja haluavat käyttää ja jotka myös oikeasti soveltuvat tarkoitukseensa.

Silloinkaan tosin ei pidä unohtaa, että täydellisen sopivatkaan työkalut eivät auta, jos ihmisillä ei ole valmiuksia käyttää niitä tarkoituksenmukaisesti.

Haluatko tietää, miten työkäytäntöihin keskittymällä valitset juuri omalle organisaatiollesi soveltuvimmat projektityökalut? Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *