Mitkä ovat isoimmat projektitoiminnan kehittämisen esteet?

Mitkä ovat isoimmat projektitoiminnan kehittämisen esteet?

Projektitoimintaa voi olla välillä hankala saada kunnolla kehitettyä. Tekeminen vain junnaa samoja latuja – ja samoihin ongelmiin törmätään aina uudelleen ja uudelleen.

Toiminnan kehittämistä voi haitata moni asia organisaatiossa. Näistä useimmat liittyvät neljään keskeisimpään kehittämisen esteeseen:

  • Tiedonpuute kehittämistarpeista. Kaikki kehittäminen lähtee liikkeelle kehittämistarpeiden tunnistamisesta ja tiedostamisesta. Jos johdolla tai henkilöstöllä ei ole riittävän havainnollista tietoa tarpeista kehittää toimintaa jollain osa-alueella, ei niitä myöskään voi tunnistaa ja tiedostaa.
  • Epäselvät prioriteetit. Kaikkea ei voi kehittää yhtäaikaa. Kaikki kehittämistä vaativat asiat eivät myöskään ole yhtä tärkeitä. Jos organisaatiossa ei ole kunnollista käsitystä kehittämisen prioriteeteista ja laajuudesta, kehittämistyötä on vaikea kohdistaa tarkoituksenmukaisesti.

Johdon tärkein tehtävä projektitoiminnan kehittämisessä on pienentää ja poistaa näitä esteitä.

  • Puuttuvat valmiudet. Projektitoiminta on aina ihmisten toimintaa. Siten myös projektitoiminnan konkreettinen kehittäminen edellyttää, että ihmisillä on riittävät valmiudet kehittää toimintatapojaan ja myös toimia uusilla tavoilla. Jos näitä valmiuksia ei ole, toiminta ei oikeasti kehity mihinkään.
  • Konkretian puute. On helppo esittää yleisluontoisia näkemyksiä siitä, mihin suuntaan toimintaa tulisi kehittää ja miten ihmisten pitäisi muuttaa toimintaansa. On kuitenkin eri asia, mitä nämä näkemykset merkitsevät ihmisten arjessa – ja onko niiden toteuttaminen ylipäänsä mahdollista. Jos kehittämistyössä ei päästä tällaiselle konkretian tasolle, kehittämisen tulokset voivat jäädä laihoiksi.

Johdon tärkein tehtävä projektitoiminnan kehittämisessä on pienentää ja poistaa näitä esteitä – ja samalla huolehtia, ettei itse ole este kehittämiselle. Vain tätä kautta johto pystyy varmistamaan, että toiminta oikeasti kehittyy eikä samojen ongelmien kanssa jouduta painimaan loputtomiin.

Haluatko kuulla, miten työkäytäntöjä kehittämällä voit pienentää ja poistaa kehittämisen esteitä oman organisaatiosi projektitoiminnassa? Ota yhteyttä, niin kerromme!

Miksi projektityökalujen käyttöönotto ei tuota toivottua tulosta?

Miksi projektityökalujen käyttöönotto ei tuota toivottua tulosta?

Projektitoiminnan kehittämiseen liittyy usein jonkin uuden projektityökalun käyttöönotto. Ajatuksena on, että työkalun avulla toimintaa saadaan sujuvammaksi ja tehokkaammaksi ja sitä kautta projektien tuloksetkin paranevat.

Todellisuus on kuitenkin yleensä toinen. Työkalun käyttöönotto ei tuotakaan toivottuja parannuksia. Pahimmillaan projektien tulokset jopa heikkenevät.

Miksi näin?

Markkinoilla on tarjolla toinen toistaan hienostuneempia projektityökaluja. Työkaluja valittaessa saattaa kuitenkin helposti unohtua, että kaikki työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja. Niiden lopullinen hyöty tai hyödyttömyys riippuu täydellisesti siitä, miten ihmiset niitä arjessaan käyttävät.

Työkaluja valittaessa saattaa kuitenkin helposti unohtua, että kaikki työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja.

Toisin sanoen mikään työkalu itsessään ei saa toimintaa sujuvammaksi ja tehokkaammaksi, vaan se, miten ja mihin ihmiset työkalua käytännössä käyttävät.

Hyväkään työkalu ei auta, jos ihmiset eivät voi tai halua käyttää sitä tai käyttävät sitä epätarkoituksenmukaisesti. Toisaalta voi myös olla, että työkalu ei yksinkertaisesti sovellu siihen, mihin sitä yritetään käyttää. Se ei ihmisten arjessa vain toimi siten kuin työkalun suunnittelija on alun perin ajatellut.

Yhtä kaikki lopputuloksena on helposti jotain aivan muuta kuin mitä alun alkaen oli tarkoitus.

Niinpä projektityökalujen valinnassa ja käyttöönotossa kannattaisikin lähteä aina liikkeelle ihmisten todellisesta arjesta tarpeineen ja rajoituksineen. Vasta kun nämä tarpeet ja rajoitukset ovat selvillä, on mahdollista valita sellaiset työkalut, joita ihmiset oikeasti voivat ja haluavat käyttää ja jotka myös oikeasti soveltuvat tarkoitukseensa.

Silloinkaan tosin ei pidä unohtaa, että täydellisen sopivatkaan työkalut eivät auta, jos ihmisillä ei ole valmiuksia käyttää niitä tarkoituksenmukaisesti.

Haluatko tietää, miten työkäytäntöihin keskittymällä valitset juuri omalle organisaatiollesi soveltuvimmat projektityökalut? Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!

Mihin projektitoiminnan menestys tulevaisuudessa perustuu?

Mihin projektitoiminnan menestys tulevaisuudessa perustuu?

Oletko miettinyt, miten johtajana turvaat organisaatiosi projektitoiminnan menestyksen myös tulevaisuudessa? Mihin johdon pitäisi toiminnan kehittämisessä jatkossa kiinnittää huomiota?

Projektitoiminnan kehittäminen on perinteisesti perustunut projektien prosessien tehostamiseen erilaisten prosessimallien avulla. Ensin on valittu ja otettu käyttöön jokin sopivaksi katsottu malli ja sitten koulutettu henkilöstö soveltamaan sitä oikein.

Lähtökohtana kehittämisessä on ollut maksimoida projektien operatiivinen tehokkuus vakioimalla ja optimoimalla projektien suunnittelun, toteutuksen ja kontrolloinnin prosesseja.

Teollisen yhteiskunnan verrattain vakaissa oloissa tämä on myös ollut varsin järkevä ja tehokaskin lähestymistapa.

Mikään vakiomuotoinen prosessi ei pysty vastaamaan VUCA-ympäristöjen vaatimuksiin.

Maailma on kuitenkin muuttunut. Organisaatioiden toimintaympäristöistä on tullut yhä enemmän VUCA: epävakaita, epävarmoja, kompleksisia ja monitulkintaisia. Niinpä toiminnan viilaaminen pelkillä prosessimalleilla ei enää riitä. Mikään vakiomuotoinen prosessi ei pysty yksin vastaamaan VUCA-ympäristöjen vaatimuksiin.

Mikä sitten pystyy siihen? Vastaus on itsestäänselvä: ihmiset. Jatkuvassa vuorovaikutuksessa olevat, luovaa yhteistyötä tekevät ihmiset.

Tulevaisuuden projektitoiminnan kehittämisen ytimessä onkin ennen kaikkea ihmisten toiminta ja vuorovaikutus. Kehittämiskohteina ovat tällöin prosessien ohella sellaiset toimintatavat ja rakenteet, jotka edesauttavat ihmisten tarkoituksenmukaista toimintaa ja vuorovaikutusta.

Ilman tällaisia organisaatiokohtaisia toimintatapoja ja rakenteita – ja niihin liittyviä työkäytäntöjä – projektitoiminnassa on tulevaisuudessa hyvin vaikea menestyä. Tulevaisuuden projektitoiminnan tulos tehdään ihmisten, ei pelkkien prosessimallien avulla.

Haluatko tietää, miten rakennat ihmisten toimintaa ja vuorovaikutusta tukevia työkäytäntöjä omassa organisaatiossasi? Ota yhteyttä, niin kerromme!