Miksi projektitoiminnan kehittäminen ei etene?

Miksi projektitoiminnan kehittäminen ei etene?

Toisinaan projektitoiminnassa tulee vastaan asioita, joista ajan oloon tulee suoranaisia ikuisuuskysymyksiä. Asioita, jotka kuukaudesta toiseen vain pyörivät kehittämispalaverien agendalla, mutta joihin ei vain tunnu löytyvän ratkaisua.

Ongelma ei siis ole se, etteikö kehittämistarvetta tunnistettaisi. Päinvastoin, se saatetaan tunnistaa erittäin hyvin – tuskastumiseen asti. Ongelma on se, että mitään ei tapahdu asian suhteen. Palaverit vain venyvät, kun samaa asiaa kierretään kerta toisensa jälkeen kuin kissa kuumaa puuroa.

Palaverit vain venyvät, kun samaa asiaa kierretään kerta toisensa jälkeen kuin kissa kuumaa puuroa.

Tällaisten noidankehien rikkominen vaatii useimmiten pienen etäisyyden ottamista tilanteeseen. Erityisesti tällöin kannattaa pohtia näitä kolmea kysymystä:

  1. Halutaanko asialle oikeasti tapahtuvankaan mitään? Vaikka kehittämistarpeesta puhuttaisiinkin, se ei tarkoita, että sen ratkaisemiselle koettaisiin olevan ainakaan välitöntä tarvetta. Nykytila voi päinvastoin olla jostain näkökulmasta jopa toivottava. Jos siis asialle ei lopulta aiotakaan tehdä mitään, sitä on myös turha jatkuvasti pyöritellä.
  2. Yritetäänkö asiassa löytää valmiiksi täydellistä ratkaisua? Monasti loputtomalta tuntuva asian pyörittely voi johtua siitä, että ratkaisun hakemisessa yritetään liikaa. Asiaan yritetään ennakkoon rakentaa täydellistä ratkaisua, joka sitten vain otetaan käyttöön. Kuitenkin jos asioita halutaan saada eteenpäin, useimmiten olisi parempi edetä kevyemmällä suunnittelulla ja keskittyä tekemään nopeita, pieniä kokeiluja.
  3. Onko asian eteenpäinvieminen kenenkään vastuulla? Kollektiivinen vastuu mistä tahansa asiasta merkitsee usein, ettei asia ole kenenkään vastuulla. Jos siis jonkin asian kehittämiseltä uupuu vastuuhenkilö, se harvemmin myöskään etenee mihinkään.

Kaiken kaikkiaan on hyvä muistaa, että ikuisuuskysymyksetkin ovat ikuisuuskysymyksiä aina jostain syystä. Harvemmin tuo syy on se, että asialle ei ole löydettävissä ratkaisua. Ennemminkin kyse on siitä, mistä lähtökohdista ja millä tavoin ratkaisua yritetään kehittää.

Haluatko kuulla, miten työkäytäntöjä tarkastelemalla ratkaiset kehittämisen ikuisuuskysymyksiä oman organisaatiosi projektitoiminnassa? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!

Miksi projektityökalujen käyttöönotto ei tuota toivottua tulosta?

Miksi projektityökalujen käyttöönotto ei tuota toivottua tulosta?

Projektitoiminnan kehittämiseen liittyy usein jonkin uuden projektityökalun käyttöönotto. Ajatuksena on, että työkalun avulla toimintaa saadaan sujuvammaksi ja tehokkaammaksi ja sitä kautta projektien tuloksetkin paranevat.

Todellisuus on kuitenkin yleensä toinen. Työkalun käyttöönotto ei tuotakaan toivottuja parannuksia. Pahimmillaan projektien tulokset jopa heikkenevät.

Miksi näin?

Markkinoilla on tarjolla toinen toistaan hienostuneempia projektityökaluja. Työkaluja valittaessa saattaa kuitenkin helposti unohtua, että kaikki työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja. Niiden lopullinen hyöty tai hyödyttömyys riippuu täydellisesti siitä, miten ihmiset niitä arjessaan käyttävät.

Työkaluja valittaessa saattaa kuitenkin helposti unohtua, että kaikki työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja.

Toisin sanoen mikään työkalu itsessään ei saa toimintaa sujuvammaksi ja tehokkaammaksi, vaan se, miten ja mihin ihmiset työkalua käytännössä käyttävät.

Hyväkään työkalu ei auta, jos ihmiset eivät voi tai halua käyttää sitä tai käyttävät sitä epätarkoituksenmukaisesti. Toisaalta voi myös olla, että työkalu ei yksinkertaisesti sovellu siihen, mihin sitä yritetään käyttää. Se ei ihmisten arjessa vain toimi siten kuin työkalun suunnittelija on alun perin ajatellut.

Yhtä kaikki lopputuloksena on helposti jotain aivan muuta kuin mitä alun alkaen oli tarkoitus.

Niinpä projektityökalujen valinnassa ja käyttöönotossa kannattaisikin lähteä aina liikkeelle ihmisten todellisesta arjesta tarpeineen ja rajoituksineen. Vasta kun nämä tarpeet ja rajoitukset ovat selvillä, on mahdollista valita sellaiset työkalut, joita ihmiset oikeasti voivat ja haluavat käyttää ja jotka myös oikeasti soveltuvat tarkoitukseensa.

Silloinkaan tosin ei pidä unohtaa, että täydellisen sopivatkaan työkalut eivät auta, jos ihmisillä ei ole valmiuksia käyttää niitä tarkoituksenmukaisesti.

Haluatko tietää, miten työkäytäntöihin keskittymällä valitset juuri omalle organisaatiollesi soveltuvimmat projektityökalut? Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!

Mihin projektitoiminnan menestys tulevaisuudessa perustuu?

Mihin projektitoiminnan menestys tulevaisuudessa perustuu?

Oletko miettinyt, miten johtajana turvaat organisaatiosi projektitoiminnan menestyksen myös tulevaisuudessa? Mihin johdon pitäisi toiminnan kehittämisessä jatkossa kiinnittää huomiota?

Projektitoiminnan kehittäminen on perinteisesti perustunut projektien prosessien tehostamiseen erilaisten prosessimallien avulla. Ensin on valittu ja otettu käyttöön jokin sopivaksi katsottu malli ja sitten koulutettu henkilöstö soveltamaan sitä oikein.

Lähtökohtana kehittämisessä on ollut maksimoida projektien operatiivinen tehokkuus vakioimalla ja optimoimalla projektien suunnittelun, toteutuksen ja kontrolloinnin prosesseja.

Teollisen yhteiskunnan verrattain vakaissa oloissa tämä on myös ollut varsin järkevä ja tehokaskin lähestymistapa.

Mikään vakiomuotoinen prosessi ei pysty vastaamaan VUCA-ympäristöjen vaatimuksiin.

Maailma on kuitenkin muuttunut. Organisaatioiden toimintaympäristöistä on tullut yhä enemmän VUCA: epävakaita, epävarmoja, kompleksisia ja monitulkintaisia. Niinpä toiminnan viilaaminen pelkillä prosessimalleilla ei enää riitä. Mikään vakiomuotoinen prosessi ei pysty yksin vastaamaan VUCA-ympäristöjen vaatimuksiin.

Mikä sitten pystyy siihen? Vastaus on itsestäänselvä: ihmiset. Jatkuvassa vuorovaikutuksessa olevat, luovaa yhteistyötä tekevät ihmiset.

Tulevaisuuden projektitoiminnan kehittämisen ytimessä onkin ennen kaikkea ihmisten toiminta ja vuorovaikutus. Kehittämiskohteina ovat tällöin prosessien ohella sellaiset toimintatavat ja rakenteet, jotka edesauttavat ihmisten tarkoituksenmukaista toimintaa ja vuorovaikutusta.

Ilman tällaisia organisaatiokohtaisia toimintatapoja ja rakenteita – ja niihin liittyviä työkäytäntöjä – projektitoiminnassa on tulevaisuudessa hyvin vaikea menestyä. Tulevaisuuden projektitoiminnan tulos tehdään ihmisten, ei pelkkien prosessimallien avulla.

Haluatko tietää, miten rakennat ihmisten toimintaa ja vuorovaikutusta tukevia työkäytäntöjä omassa organisaatiossasi? Ota yhteyttä, niin kerromme!