Projektin onnistuminen on kiinni ihmisten toiminnasta

Projektin onnistuminen on kiinni ihmisten toiminnasta

Projektin onnistuminen on kiinni ihmisten toiminnasta – siksi Projektivarikko!

Projekteja tekevät aina ihmiset ja niitä tehdään ihmisten toimintaa varten. Projektin onnistuminen onkin muodollisia prosesseja ja työkaluja enemmän kiinni siitä, mitä ihmiset arjessaan konkreettisesti tekevät.

Eikä vain se, mitä projektipäällikkö ja tiimien jäsenet tekevät. Projektin onnistuminen riippuu myös siitä, mitä kaikki projektiin osalliset ihmiset tekevät ennen projektia, projektin aikana ja sen jälkeen.

Prosessit, työkalut ja niihin liittyvät kompetenssit eivät suoraan saa aikaan ihmisten tarkoituksenmukaista toimintaa. Ne voivat korkeintaan vain tukea sitä.

projektin tuottavuus, photo by Andreas Klassen on Unsplash

Projekti tuskin onnistuu, jos kiinnitetään huomiota pelkkiin työkaluihin. Prosessit taas ovat hyviä renkejä, mutta huonoja isäntiä: etenkin nopeasti muuttuvissa tilanteissa vaaditaan reaaliaikaista reagointia, johon valmiilla prosesseilla on vaikea varautua.

Siten myös projektijohtamisen suhteen päähuomion tulisi aina olla ihmisten konkreettisessa työarjessa – ei prosesseissa, ei työkaluissa eikä kompetensseissa.

Projektivarikko auttaa tehostamaan projektijohtamista keskittymällä olennaiseen eli ihmisten konkreettiseen toimintaan. Palvelujemme ytimessä on tutkittuun tietoon pohjautuva tapa lähestyä ihmisten toimintaa projekteissa ja organisaatioissa.
 

Arjen työkäytännöt – avain menestyvään projektijohtamiseen

Projektivarikon palvelut tarjoavat tehokkaan keinon ennakoida ja ratkaista projektijohtamiseen liittyviä käytännön ongelmia – tilannekohtaisesti ja aina asiakkaan omista lähtökohdista.

Palvelujemme lähtökohtana on se, mitä ihmisten työarjessa todella tapahtuu. Huomion keskipisteenä ovat ihmisten arkiset tekemiset ja niihin liittyvät vakiintuneet työkäytännöt juuri tietyssä organisaatiossa.

Meille työkäytännöt ovat enemmän kuin pelkkiä ”parhaita käytäntöjä” (best practices). Työkäytännöt ovat osin tiedostamattomia tekemisen ja ajattelun rutiineja, jotka tietyn organisaation ihmiset ovat ajan myötä omaksuneet.

työkäytännöt, ihmisten toiminta projektissa, photo by Campaign Creators on UnsplashOsin tiedostamattoman luonteensa vuoksi työkäytäntöjä ei voi koskaan täysin monistaa. Jossain tietyssä tilanteessa ja kontekstissa toiminut toimintamalli ei välttämättä tuota samoja tuloksia muualla, koska siihen liittyviä työkäytäntöjä on mahdotonta tyhjentävästi ilmaista ja siirtää toiseen organisaatioon.

Toisin sanoen työkäytännöt ovat eri asia kuin ”parhaat käytännöt”. Työkäytännöt ovat paljon muutakin kuin monistettavia toimintamalleja.

Työkäytäntöihin sisältyy aina useita näkyviä ja näkymättömiä aspekteja. Näkyviä aspekteja ovat esimerkiksi toiminnassa käytetyt välineet ja aukikirjatut toimintaprosessit. Näkymättömiä taas ovat esimerkiksi erilaiset toimintaa ohjaavat intressit ja kulttuuriset pelisäännöt.

Ihmisten toiminnan ymmärtämiseksi ja siihen vaikuttamiseksi on tärkeää tunnistaa ja ottaa huomioon mahdollisimman monia näistä aspekteista. Varsinkin työkäytäntöjen näkymättömät aspektit jäävät helposti huomiotta, vaikka usein juuri niillä on ihmisten toiminnan kannalta – ja siten siis myös projektin onnistumisen kannalta – ratkaiseva merkitys.

Projektien onnistumiseksi autamme pureutumaan arjen työkäytäntöihin pintaa syvemmälle. Tätä varten olemme kehittäneet kaksi tehokasta työkalua: toiminnallisen projektisimulaation ja työkäytäntöanalyysin.
 

Projektisimulaatio varmistamaan projektin onnistuminen

Arjen kiireissä monet työkäytäntöjen aspektit ja niihin liittyvät ongelmat jäävät helposti pimentoon. Näiden ongelmien käsittely ja ratkaiseminen edellyttääkin niiden tekemistä ensin näkyväksi.

Tätä näkyväksi tekemistä varten olemme kehittäneet roolipelinä pelattavan projektisimulaation, joka voidaan toteuttaa paikan päällä tai etänä.

projektisimulaatio, photo by Scott Graham on UnsplashSimulaatiossa osallistujat jaetaan ryhmiin ja heille annetaan toteutettavaksi toimeksiantoprojekti. Projektin edetessä vastaan tulee kuitenkin monia erilaisia esteitä, jotka tavalla tai toisella kytkeytyvät ihmisten tekemisiin tai tekemättä jättämisiin.

Simulaation tarkoituksena ei ole varsinaisesti harjoitella mitään. Sen sijaan tarkoituksena on tuoda konkreettisesti esille työkäytäntöjen eri aspekteja ja niihin mahdollisesti liittyviä ongelmia. Tämän ansiosta todellisen projektiarjen ongelmia voidaan kokonaisvaltaisesti tunnistaa ja ratkaista. Ja nimenomaan asiakkaan omista lähtökohdista.

Erityisen hyvin projektisimulaatio auttaa käsittelemään ja ratkaisemaan ihmisten yhteistyön ja vuorovaikutuksen ongelmia projektien arjessa. Koska projekteissa on ensisijaisesti kyse ihmisten yhteistyöstä, simulaatio sopiikin erinomaisesti esimerkiksi projektien kickoffeihin tukemaan projektin onnistumista jo etukäteen.
 

Työkäytäntöanalyysillä pintaa syvemmälle

Monet projekteissa kohdatut käytännön ongelmat juontavat juurensa useampiin työkäytäntöjen aspekteihin yhtä aikaa. Näitä aspekteja voi kuitenkin olla hankala hahmottaa kokonaisvaltaisesti.

Seurauksena voi tällöin olla se, että vajaaseen tilannekuvaan perustuvat ratkaisut eivät ratkaise ongelmia. Sen sijaan ne saattavat jopa pahentaa tilannetta.

Projektien ongelmille on esimerkiksi aika tyypillistä hakea selitystä yksilöiden puutteellisista kompetensseista. Tällöin jää kuitenkin helposti kokonaan huomiotta mm. se, että yhteisössä vaikuttavat erilaiset intressit ja kirjoittamattomat pelisäännöt voivat helposti tehdä tyhjäksi kyvykkäimmänkin yksilön pyrkimykset.

Niinpä tällaisessa tilanteessa ei riitäkään pelkkä yksilöiden kouluttaminen, vaan ratkaisua olisi haettava koko yhteisön toiminnan kehittämisestä.

Kehittämämme tutkimuspohjainen työkäytäntöanalyysi tarjoaa systemaattisen tavan pureutua ihmisten toiminnan taustalla yhtaikaa vaikuttaviin eri tekijöihin. Sen avulla saadaan konkreettinen ote niistä työkäytäntöjen aspekteista, jotka ovat omiaan aiheuttamaan havaittuja ongelmia.

Tätä kautta voidaan sitten tehokkaasti hakea juuri kulloiseenkin tilanteeseen parhaiten soveltuvia ratkaisuja. Ja nimenomaan asiakkaan omista lähtökohdista.

Työkäytäntöanalyysi soveltuu erinomaisesti esimerkiksi projektien riskienhallintaan. Analyysin avulla riskien todellisiin juurisyihin on mahdollista päästä kiinni huomattavasti perinteistä riskienhallintaa paremmin. Se auttaa myös löytämään ratkaisuja muutoshankkeissa kohdattuihin toimeenpano-ongelmiin ja ”muutosvastarintaan”.
 

Miten saamme projektisi onnistumaan? Kysy lisää!

Projektivarikko on Suomen ensimmäinen ja ainoa ihmisten työkäytäntöihin syvälle pureutuva projektijohtamisen kehittäjä. Lähestymistapamme avulla tohtoritasoiset asiantuntijamme jatkavat siitä, mihin muut projektikonsultit jäävät. Ota siis yhteyttä ja kysy lisää!